ViDA i deemed supplier – kiedy platforma najmu krótkoterminowego przejmie obowiązek rozliczenia VAT?

Jeżeli właściciel apartamentu sprzedaje noclegi przez platformę i sam nie rozlicza VAT od tej sprzedaży, od 2028 r. rachunek podatkowy może przejąć operator platformy. To jedna z najbardziej praktycznych zmian pakietu ViDA – VAT in the Digital Age. Mechanizm nie polega jednak na prostym przerzuceniu VAT na Booking.com, Airbnb czy podobny serwis w każdej rezerwacji. Zadziała tylko przy spełnieniu konkretnych warunków dotyczących długości pobytu, statusu gospodarza, sposobu działania platformy i informacji przekazanych jej przez usługodawcę.

Najważniejsza data na dziś to 1 lipca 2028 r. Od tego dnia państwa UE mają zacząć stosować nowe regulacje dotyczące platform ułatwiających krótkoterminowe zakwaterowanie. Dyrektywa pozwala jednak poszczególnym państwom przesunąć samo stosowanie mechanizmu deemed supplier najpóźniej do 1 stycznia 2030 r. Dlatego właściciel lokalu w Polsce nie powinien jeszcze budować modelu rozliczeń wyłącznie na dacie 1 lipca 2028 r. Ostateczne znaczenie będą miały polskie przepisy wdrażające ViDA.

Kiedy platforma stanie się uznanym dostawcą usługi?

Nowy art. 28a unijnej dyrektywy VAT wprowadza fikcję prawną: platforma ułatwiająca określone usługi ma być w konkretnych sytuacjach traktowana tak, jak gdyby sama otrzymała usługę od gospodarza, a następnie sprzedała ją gościowi.

W przypadku zakwaterowania mechanizm obejmuje najem krótkoterminowy rozumiany na potrzeby ViDA jako nieprzerwany pobyt tej samej osoby przez maksymalnie 30 nocy.

To ważne rozróżnienie. Nie chodzi o potoczne rozumienie najmu wakacyjnego ani o każdą umowę podpisaną „na krótko”. Granica wynikająca z regulacji ViDA to właśnie 30 nocy dla tego samego klienta.

Platforma będzie co do zasady traktowana jako deemed supplier, jeżeli:

• ułatwia zawarcie rezerwacji za pomocą elektronicznego interfejsu,

• przedmiotem jest zakwaterowanie znajdujące się na terenie UE,

• pobyt jednej osoby nie przekracza 30 kolejnych nocy,

• faktyczny gospodarz nie przekaże platformie odpowiedniego numeru identyfikacyjnego VAT,

• gospodarz nie zadeklaruje platformie, że sam naliczy VAT należny od tej transakcji.

Te dwie ostatnie przesłanki są kluczowe. Czynny podatnik VAT nie powinien automatycznie zostać objęty mechanizmem platformowym, jeżeli poda właściwy numer VAT i zadeklaruje samodzielne opodatkowanie sprzedaży.

W praktyce największa zmiana dotknie więc gospodarzy, którzy dziś sprzedają noclegi bez naliczania VAT, na przykład korzystając ze zwolnienia podmiotowego.

W Polsce od 1 stycznia 2026 r. limit krajowego zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży rocznie. Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie.

Przykład: gospodarz prowadzi apartament w Gdańsku, korzysta ze zwolnienia podmiotowego VAT i sprzedaje pobyty po 3–7 nocy głównie przez dużą platformę rezerwacyjną. Po uruchomieniu mechanizmu deemed supplier platforma może zostać potraktowana jako sprzedawca usługi wobec turysty i to ona naliczy VAT od sprzedaży, mimo że sam właściciel pozostaje małym przedsiębiorcą niebędącym czynnym podatnikiem VAT.

Nie oznacza to jednak, że właściciel „staje się vatowcem przez platformę”. Konstrukcja ViDA została pomyślana inaczej: dla potrzeb tej konkretnej sprzedaży odpowiedzialność za pobranie i rozliczenie VAT przechodzi na operatora elektronicznego interfejsu.

Istotna jest też druga strona transakcji. Sprzedaż gospodarza do platformy objęta mechanizmem ma być zwolniona w taki sposób, aby VAT nie został pobrany dwa razy. Podatek pojawia się na sprzedaży platformy do końcowego klienta.

Platforma nie przejmie VAT od każdej rezerwacji

Samo zamieszczenie ogłoszenia w internecie nie wystarczy. Unijne rozporządzenie wykonawcze precyzuje, kiedy platforma faktycznie „ułatwia” świadczenie usługi.

Za ułatwienie uznaje się sytuację, w której elektroniczny interfejs pozwala usługodawcy i klientowi wejść w kontakt, a efektem tego kontaktu jest sprzedaż dokonana za jego pośrednictwem.

Mechanizm nie powinien obejmować podmiotu, który jedynie:

• przetwarza płatność,

• publikuje ogłoszenie lub reklamę,

• przekierowuje klienta do innego serwisu, gdzie dochodzi do właściwej rezerwacji.

To różnica między portalem ogłoszeniowym a pełną platformą rezerwacyjną. Serwis pozwalający tylko opublikować numer telefonu właściciela jest w zupełnie innej pozycji niż platforma, która obsługuje kalendarz, cenę, rezerwację, płatność i potwierdzenie pobytu.

Przepisy idą nawet dalej. Podmiot nie jest traktowany jako ułatwiający transakcję, jeżeli łącznie:

• nie określa bezpośrednio ani pośrednio warunków świadczenia,

• nie uczestniczy w autoryzowaniu płatności klienta,

• nie uczestniczy w realizacji świadczenia.

W praktyce właśnie ten test będzie ważniejszy niż nazwa serwisu albo jego regulaminowe określenie jako „pośrednika”.

Druga granica dotyczy gospodarza będącego podatnikiem VAT. Platforma nie powinna przejmować rozliczenia, jeżeli usługodawca:

1. przekaże jej numer identyfikacyjny VAT właściwy dla państwa, w którym znajduje się miejsce świadczenia, oraz

2. oświadczy, że sam naliczy VAT należny od usługi.

Dane nie mają być przekazywane przy każdej pojedynczej rezerwacji. Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym usługodawca przekazuje numer oraz deklarację zasadniczo jednorazowo, chyba że zmieni się jego status lub sposób prowadzenia działalności.

To oznacza, że po wdrożeniu ViDA jednym z najbardziej kosztownych błędów operacyjnych będzie nieaktualny profil podatkowy gospodarza na platformie. Firma może prawidłowo rozliczać VAT we własnym JPK, ale jeżeli platforma będzie miała informację, że gospodarz nie rozlicza podatku, może uruchomić własny mechanizm VAT.

Trzeba też oddzielić najem mieszkania na cele mieszkaniowe od usług zakwaterowania. W polskich realiach apartament wynajmowany turystom na doby najczęściej funkcjonuje podatkowo jako usługa związana z zakwaterowaniem z działu PKWiU 55. Dla takich usług stosowana jest obecnie stawka VAT 8%. Nie należy automatycznie przenosić na nie zwolnienia dotyczącego klasycznego najmu nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe.

To częsty błąd. Sam fakt, że lokal jest mieszkaniem, nie przesądza o zwolnieniu. Liczy się charakter świadczenia: rotacja gości, krótkie pobyty, sposób sprzedaży, zakres obsługi i gospodarczy cel transakcji.

Co ViDA zmieni w cenie noclegu i rozliczeniach gospodarza?

Najbardziej odczuwalny skutek pojawi się tam, gdzie gospodarz konkuruje ceną brutto, ponieważ obecnie nie dolicza VAT.

Załóżmy dla uproszczenia, że nocleg kosztuje 500 zł, a usługa zostanie w Polsce zakwalifikowana jako zakwaterowanie opodatkowane stawką 8%.

Jeżeli po wdrożeniu ViDA platforma stanie się deemed supplier, możliwe są dwa podstawowe modele handlowe.

Pierwszy: platforma zachowuje dotychczasową cenę końcową 500 zł. Wtedy część tej kwoty będzie stanowiła VAT. Przy stawce 8% podatek zawarty w cenie 500 zł wynosi około 37,04 zł, a wartość netto około 462,96 zł.

Drugi: podatek zostaje ekonomicznie dołożony do dotychczasowej ceny. Cena dla klienta rośnie wtedy z 500 zł do 540 zł.

To nie jest kosmetyczna różnica. Przy 100 rezerwacjach po 500 zł mówimy o sprzedaży rzędu 50 000 zł i VAT odpowiadającym około 3 703,70 zł, jeżeli 500 zł pozostaje ceną brutto. Jeśli operator lub gospodarz nie zmieni polityki cenowej, koszt podatku może zostać faktycznie sfinansowany z dotychczasowej marży.

Najwięcej problemów spodziewałbym się nie przy samym wyliczeniu 8%, lecz przy uzgodnieniu trzech kwot:

• ceny widocznej dla klienta,

• kwoty należnej gospodarzowi,

• prowizji pobieranej przez platformę.

Do tego dochodzi księgowanie prowizji operatora. Już dziś polski gospodarz korzystający z zagranicznej platformy może mieć obowiązki związane z importem usług, nawet jeśli korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Mechanizm deemed supplier nie powinien być mylony z VAT od prowizji pobieranej przez platformę. To dwa odrębne rozliczenia.

Trzeba również uwzględnić ewidencję. Jeżeli platforma nie jest deemed supplier, ponieważ gospodarz podał VAT ID i sam nalicza podatek, operator nadal ma prowadzić określone dane dotyczące transakcji. Reforma nie polega więc na tym, że platforma „nic nie robi”, gdy sprzedawca jest vatowcem.

Szczególnie uciążliwy będzie okres przejściowy. ViDA wyznacza 1 lipca 2028 r. jako podstawowy termin stosowania regulacji, ale państwa mogą uruchomić sam mechanizm uznanego dostawcy później, najpóźniej 1 stycznia 2030 r. Właściciel kilku apartamentów działający w Polsce, Hiszpanii i Chorwacji może więc przez pewien czas pracować na różnych zasadach krajowych.

Dochodzi jeszcze możliwość zastosowania przez państwa członkowskie wyjątku dotyczącego podatników korzystających ze specjalnej procedury dla małych przedsiębiorstw. Państwa UE mogą zdecydować, że określeni mali przedsiębiorcy objęci takim systemem nie zostaną wciągnięci do modelu deemed supplier. To właśnie jeden z obszarów, którego nie należy rozstrzygać na podstawie samej dyrektywy — trzeba sprawdzić końcową wersję przepisów obowiązujących w państwie położenia lokalu.

Dlatego przygotowanie do ViDA powinno wyglądać praktycznie:

1. ustal, czy faktycznie świadczysz usługę zakwaterowania, a nie zwykły najem mieszkaniowy;

2. sprawdź długość sprzedawanych pobytów — granicą ViDA jest maksymalnie 30 kolejnych nocy tej samej osoby;

3. zweryfikuj swój status VAT i numer podany każdej platformie;

4. sprawdź, czy operator tylko reklamuje lokal, czy faktycznie ułatwia zawarcie transakcji;

5. policz cenę po doliczeniu VAT oraz wariant, w którym VAT trzeba zmieścić w obecnej cenie;

6. dopiero później zmieniaj cennik, umowy z operatorem PMS i sposób księgowania.

Najgorszy wariant to podnieść ceny „na ViDA” dwa lata wcześniej bez sprawdzenia krajowego terminu wdrożenia albo — w drugą stronę — pozostawić temat księgowej na pierwszy miesiąc obowiązywania nowych zasad. Zmiana dotknie nie tylko deklaracji VAT, ale również konfiguracji kont gospodarzy, cenników, dokumentów sprzedażowych, integracji z systemami rezerwacyjnymi i sposobu prezentowania ceny klientowi.

Więcej informacji na: https://finansowa-wiedza.pl

FAQ

Czy od 1 lipca 2028 r. każda platforma typu Airbnb lub Booking.com będzie płaciła VAT zamiast właściciela?
Nie. Mechanizm dotyczy platform faktycznie ułatwiających transakcję i działa przede wszystkim wtedy, gdy gospodarz nie poda właściwego numeru VAT oraz nie zadeklaruje, że sam rozliczy należny podatek. Państwo członkowskie może też przesunąć stosowanie mechanizmu najpóźniej do 1 stycznia 2030 r.

Czy ViDA obejmie pobyt trwający dokładnie 30 nocy?
Tak. Definicja obejmuje nieprzerwany wynajem zakwaterowania tej samej osobie przez maksymalnie 30 nocy. Pobyt 31-nocny nie mieści się już w tej konkretnej definicji krótkoterminowego zakwaterowania z art. 28a.

Czy właściciel korzystający ze zwolnienia VAT do 240 000 zł będzie musiał zostać czynnym podatnikiem VAT?
Nie wynika to automatycznie z mechanizmu deemed supplier. Konstrukcja ViDA przewiduje właśnie sytuację, w której gospodarz sam nie nalicza VAT, a podatek od sprzedaży do klienta pobiera i rozlicza platforma.

Ile wynosi obecnie polski limit zwolnienia podmiotowego VAT?
Od 1 stycznia 2026 r. jest to 240 000 zł sprzedaży rocznie. Przy działalności rozpoczętej w trakcie roku limit oblicza się proporcjonalnie.

Jaką stawkę VAT stosuje się do krótkotrwałego zakwaterowania w Polsce?
Usługi zakwaterowania klasyfikowane w dziale PKWiU 55 są obecnie objęte stawką 8% VAT. Trzeba jednak najpierw prawidłowo zakwalifikować usługę; samo posiadanie mieszkania nie oznacza jeszcze, że świadczenie jest zwykłym zwolnionym najmem mieszkaniowym.

Czy portal wyłącznie publikujący ogłoszenia będzie deemed supplier?
Co do zasady nie, jeżeli jego rola ogranicza się do ogłoszenia, reklamy, przetwarzania płatności albo przekierowania klienta bez dalszej ingerencji w sprzedaż. Znaczenie ma rzeczywisty model działania serwisu.

Co powinien zrobić czynny podatnik VAT, aby platforma nie rozliczała VAT za niego?
Powinien przekazać platformie właściwy numer identyfikacyjny VAT oraz zadeklarować, że sam naliczy VAT należny od usługi. Po wdrożeniu systemu trzeba również pilnować aktualności tych danych na koncie operatora.

Czy ViDA oznacza automatyczny wzrost ceny noclegu o 8%?
Nie. VAT może zostać doliczony do obecnej ceny albo zawarty w dotychczasowej cenie brutto. Przy cenie 500 zł i stawce 8% utrzymanie ceny 500 zł oznacza około 37,04 zł VAT w tej kwocie; doliczenie 8% podniosłoby cenę do 540 zł.

Pierwsze działanie nie powinno więc polegać na zmianie cennika. Najpierw sprawdź swój status VAT i dane podatkowe zapisane na każdej platformie rezerwacyjnej. Następnie ustal, czy operator spełnia definicję podmiotu ułatwiającego transakcję i od jakiej dokładnie daty Polska zastosuje art. 28a. Dopiero na tej podstawie przelicz ceny. Błąd, który należy usunąć w pierwszej kolejności, to założenie, że „platforma od 2028 r. zawsze zapłaci VAT za właściciela” — przepisy ViDA tak nie działają.